Motywacja i produktywność pracowników jest najważniejsza dla współczesnych pracodawców. Satysfakcję z pracy trudno osiągnąć będąc stale przykutym do biurka w tym samym miejscu. Elastyczne biura to koncepcja, która zmienia dotychczasowy stan rzeczy.

Biuro mobilne

Według badań firmy Gensler możliwość swobodnego przemieszczania się i wyboru przestrzeni, która zapewni najlepsze warunki do wykonywania aktualnych zadań, wpływa pozytywnie na poziom motywacji i produktywność zespołu. Dlatego do odejścia od sztywno przypisanych miejsc pracy zaczynają się przekonywać duże, zatrudniające kilkaset, a nawet kilka tysięcy pracowników organizacje, działające na polskim rynku.

Choć tradycyjny open space nadal ma się dobrze, coraz więcej firm decyduje się na bardziej innowacyjne modele aranżacji. Np. w sektorze usług dla biznesu, który generuje znaczną część popytu na powierzchnie biurowe, 68 proc. realizacji to tradycyjny open space z wydzielonymi salami do spotkań. Natomiast przestrzenie zaaranżowane według modelu activity based workplace, ze współdzielonymi stanowiskami, to obecnie 9 proc. wszystkich powierzchni.

– „Rezygnacja z przydzielonych stanowisk pracy to trend, który dopiero przyjmuje się na polskim rynku. Nie wszystkie organizacje są gotowe na tak duże zmiany. Odpowiednia aranżacja biura w tym modelu, to nie tyle pozbawienie pracowników własnych biurek, ile danie im możliwości pracy w różnorodnych przestrzeniach dopasowanych do ich aktualnych potrzeb.” – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Większość uczestników ankiety Ipsos przeprowadzonej wśród 12,5 tys. respondentów z 17 krajów przyznała, że czuliby się lepiej w pracy mając możliwość swobodnego przemieszczania się po biurze.

– „Podjęcie decyzji o wyborze aranżacji w modelu shared deskingowym powinno być poprzedzone dokładną analizą potrzeb i stylu pracy naszego zespołu. Na przykład według danych Cornell University około 70 procent osób w czasie wykonywania zadań, takich jak zarządzanie, sprzedaż czy obsługa klienta nie znajduje się przy swoich biurkach. W takim wypadku stworzenie funkcjonalnych i ergonomicznych stref do rozmów telefonicznych czy spotkań, uzupełnione przestrzenie do pracy w skupieniu może okazać się bardziej funkcjonalne i sprzyjające produktywności niż tradycyjny open space.” – wyjaśnia Zuzanna Mikołajczyk.

Projekt nowoczesnego biura

Na świecie elastyczne biura stają się coraz powszechniejsze. Na przykład specjaliści pracujący w siedzibie Facebooka mają możliwość modyfikacji swoich stanowisk pracy, regulując wysokość blatu czy konfigurację biurka. Na polskim rynku model elastyczny wybrała Aviva, która w lecie przeprowadzi się do nowej siedziby.

Wybór lokalizacji i stworzenie projektu nowego biura Avivy w Warszawie poprzedziło dokładne badanie potrzeb pracowników. Pod uwagę wzięto m.in. łatwość dojazdu wszystkimi środkami komunikacji publicznej. Sprawdzono także, które działy najczęściej się ze sobą komunikują. Co więcej, do bezpośredniej konsultacji zaproszono grupę przedstawicieli poszczególnych zespołów. Na tej podstawie zaplanowano różnorodne strefy – do pracy w skupieniu czy też różnego rodzaju spotkań. Nie zabrakło też przestrzeni do relaksu, takich jak pokój gier czy wielofunkcyjny taras, na którym będzie można nie tylko zjeść posiłek czy popracować, ale też oderwać się na chwilę od zadań i poćwiczyć na świeżym powietrzu. Jednym z ciekawszych rozwiązań jest tak zwana agora – czyli mieszczące około 70 osób pomieszczenie, którego projekt zrywa z tradycyjnym podziałem na „widownię” i „scenę”, z której zazwyczaj zwraca się do pracowników kadra menedżerska. Zamiast tego miejsca siedzące rozmieszczono wzdłuż wszystkich czterech ścian sali, co nadaje prowadzonym tam spotkaniom i dyskusjom bardziej otwarty charakter.

Biuro szyte na miarę

Zuzanna Mikołajczyk z Mikomax Smart Office zauważa, że wdrażaniu modelu activity based workplace powinno towarzyszyć dokładne przyjrzenie się oczekiwaniom zespołu:

– „Podstawą realizacji projektu jest oczywiście wyjściowe badanie potrzeb pracowników. Dla naszego klienta z branży finansowej realizowaliśmy projekt zmiany przestrzeni w modelu shared desking, na bazie badania efektywności miejsca pracy. Pozwoliło to oszacować, jaką część przestrzeni należy przeznaczyć na poszczególne strefy. Dzięki przeprowadzonej wśród pracowników ankiecie, mogliśmy lepiej dopasować nową przestrzeń do stylu pracy użytkowników.” – wyjaśnia Zuzanna Mikołajczyk.

W projekcie zastosowano podział na strefy pracy indywidualnej i zespołowej oraz wprowadzono nowe rozwiązanie – akustycznie wyciszone kabiny #Hush. Dzięki temu zwiększono ilość miejsc do spotkań, które mogą być także wykorzystywane jako strefy pracy w skupieniu. Shared desking to także wyzwanie związane z upewnieniem się, że współdzielone stanowiska pracy będą na tyle elastyczne, aby spełnić wymogi ergonomii. Dlatego w realizacji zastosowano system Stand Up, czyli biurek z możliwością zmiany wysokości blatu, które łatwo można dopasować do potrzeb różnych użytkowników. Ponadto system regulacji umożliwia płynne przejście od pracy siedzącej do stojącej, co z kolei ogranicza niekorzystne dla naszego zdrowia pozostawanie przez długi czas w tej samej pozycji. Żeby zwiększyć komfort pracy w aranżacji wykorzystano też lockery do przechowywania rzeczy osobistych pracowników z funkcją ładowania laptopów po skończonym dniu pracy.